الأرشيف والوثائق الأرشيفية

مفهوم وأنواع الأرشيف 

بقلم الأستاد: عبد النور خالد

 الأرشيف والوثائق الأرشيفية

1- تعريف الأرشيف: اشتقت في العربية من الكلمة اليونانية Arkheion، وهو مجموعة الوثائق المنظمة ذات القيمة المستمرة سواء كانت كتب، تسجيلا بصرية، خرائط ... كما يطلق "الأرشيف" على المكان الذي تُحفظ فيه الوثائق والسجلات الأرشيفية لحماية الذاكرة، خدمة البحث العلمي وإثبات الحقوق.

2- تعريف الوثيقة: كل وسيط يقدم معلومات سواء كان ورقيا، مسجلا أو قرصا إلكترونيا، يشترط في الوسيط توفر 3 شروط: يُكسِب معرفة، يمتلك قوة الإثبات وقابل للانتفاع، وأضافت منظمة ال ISO شرط أن يكون الوسيط (الوثيقة) مقروءا حتى من طرف الإنسان وحتى الآلة.

3- الوثيقة الأرشيفية: أصغروحدة - تتضمن أخبارا - في الأرشيف، تشتمل على لفائف البردي، الأختام، الأوراق .. تشكلت تلقائيا نتيجة لنشاط مؤسسات حكومية أو غير حكومية، تتميز ب:

- التقادم: يمر الوسيط  بعدة مراحل حتى يصبح وثيقة أرشيفية (حتى تصبح غير جارية).

- القيمة: تمتلك قيمة علمية أو تاريخية أو إدارية ولذلك يتم الاحتفاظ بها.

- التجمع الطبيعي: تتجمع الوثائق بشكل تلقائي نتيجة لنشاط المؤسسات ولذلك نجدها متميزة بالترابط.

- فريدة من نوعها: تتميز بتفردها عن مصادر المعلومات الأخرى فلا تعوضها أي وثيقة أخرى إذا ضاعت.

- التنوع: مختلفة الشكل، منها الخرائط، الملفات الإدارية، المخططات، الجرائد، الميكروفيلم ...

4- انواع الوثائق الأرشيفية: 

4-1. حسب شكل الوعاء: 

- المخطوطات: كل ما خُطّ باليد سواء على وسيط من الورق، الجلد أو الطين ... يتميز المخطوط عن باقي مصادر المعلومات بالاستهلال أين يشرح الكاتب موضوع ومحاور كتابه، الهوامش الكثيرة المحيطة بالنص، انعدام الترقيم واعتماد الزخرفة بالرسوم والصور.

- الخرائط: تمثيل هندسي مبسط لسطح الأرض أو جزء منه. 

- الوثائق المطبوعة: هي التي أنشئت باستخدام الطابعة أو الحاسب الآلي كالجرائد، الكتب، الملصقات...

- الوثائق السمعية البصرية: يتم تسجيلها بحفظ الصوت والصوت أو إحداهما فقط، ثم تحفظ الوثيقة في قرص أو أسطوانة.

- المصغرات الفيلمية: وسائط بصرية تنسخ عليها الوثائق المختلفة في صور مصغرة جدا، يمكن أن تعاد لحجمها الأصلي عبر أجهزة خاصة. 

- الوثائق الإلكترونية: تتمثل في كل مصادر المعلومات الورقية أو غير الورقية المخزنة إلكترونيا والمتاحة للمستفيدين عن طريق الاتصال المباشر أو عن طريق الأقراص المليزرة.

4-2. الوثائق الأرشيفية حسب ملكيتها: 

4-2-1. الوثائق العامة: أي الوثائق الصادرة عن المؤسسات العمومية الرسمية للدولة، وهي نوعان:

- وثائق عامة بطبيعتها: وثائق صادرة عن مؤسسات الدولة أثناء ممارسة نشاطها كالمراسلات والاتفاقيات.  

- وثائق عامة باتجاهها: تنتجها مؤسسات أو أشخاص (كسجلات الموثقين) ثم توجه للمؤسسات العمومية.

4-2-2. الوثائق الأرشيفية الخاصة: وثائق صادرة عن أفراد ومؤسسات غير حكومية أو الوثائق الصادرة عن جهات رسمية لكنها محفوظة عند أفراد أو مؤسسات غير حكومية.

4-3. الوثائق الأرشيفية حسب المراحل العمرية:

4-3-1. وثائق أرشيفية جارية: وثائق نشطة لاتزال في مرحلة اللإستعمال الإداري داخل المؤسسات المنتجة لها.

4-3-2. وثائق أرشيقية وسيطة: وثائق شبه نشطة ولا يُرجع لها إلا في مرات قليلة، تحفظ بمراكز الأرشيف الوسيط.

4-3-3. وثائق أرشيفية تاريخية: وثائق إنتهى الرجوع إليها في مؤسساتها، ونظرا لقيمتها الدائمة تُحول للأرشيف.

2- الأرشيف الإلكتروني

1- مفهوم الأرشيف الإلكتروني: مجموع الوثائق المنتجة أو المسيرة عبر أجهزة إلكترونية، يتميز عن الأرشيف العادي بأسلوب تخزينه (الرقمي) وسهولة الوصول إليه وتوفيره للمساحة، والأرشيف الالكتروني نوعان: 

- الأرشيف المنتج إلكترونيا: هو المنتج عبر التجهيزات الالكترونية، سواء كان في صيغة DOC – XLS – XML 

- الأرشيف المحول: هو المحول من الشكل التقليدي إلى الالكتروني عبر المسح الضوئي، الكاميرات الرقمية ...

2- الوثيقة الرقمية: هي كل معلومة مسجلة في أجهزة الحاسب الآلي  حسب معايير دولية مثل معايير ASCII و UNICODE، ولكي تصبح الوثيقة ذات مصداقية وقوة إثبات يجب توفر الشروط التالية:

- المحتوى: أي أن يكون للوثيقة موضوع رئيسي.

- البنية: أي البيانات التي تحتويها كالهوامش والرموز.

- السياق: وهي معلومات الجهة المنتجة للوثيقة وتاريخ الإنشاء.

3- حجية الوثيقة الرقمية: تمثل ذاكرة المؤسسة فتخزن مختلف الأنشطة والانجازات، وتؤدي دورا بارزا في تسيير المؤسسات، إلا أن عدة إشكالات أصبحت مطروحة حول مصداقيتها بسبب تغير الوسيط الالكتروني، عدم ثبات المحتوى المعلوماتي للوثيقة بسبب مرونة التعامل معها وسهولة البحث والاسترجاع.

4- الفرق بين الوثيقة الورقية والرقمية:

5- تحديات التحول إلى الأرشيف الإلكتروني: تواجه عملية التحول جملة من التحديات، منها:

- حجم الوثائق الرقمية: إن عدد الوثائق الرقمية المتزايد يضعنا أمام كم الهائل من الوثائق التي تتطلب المعالجة والتأمين. 

- تنوع الملفات الرقمية: منها النصية Word – PDF ومنها غير النصية كالصور والملفات الصوتية اضافة للفيديوهات ...

- حفظ سياق الوثيقة: للاستفادة من الوثيقة يجب على الأرشيفي أن يحدد جهة وتاريخ الإصدار، وظيفة الوثيقة وعلاقتها بغيرها من الوثائق، وكل ذلك يتطلب دراية واسعة بمعايير Meta data  أي البيانات السياقية.

- التقادم التكنولوجي: إن التطور التكنولوجي الدائم يجعل من البيئة الرقمية غير مستقرة تهدد البرامج والأجهزة التي قد تتعرض للتلف وتضيع معها الملفات.

بقلم الأستاد: عبد النور خالد